Theo nguyên tắc, mỗi người chỉ có một cuốn sổ bảo hiểm xã hội. Nếu cá nhân nào có nhiều hơn một cuốn sổ bảo hiểm xã hội thì phải tiến hành thủ tục gộp sổ để quá trình tham được thống nhất và dễ dàng giải quyết các chế độ của bảo hiểm.

Có thể vì nhiều lý do khác nhau mà một người lao động có thể thay đổi công việc và tham gia lao động tại nhiều doanh nghiệp, đơn vị khác nhau. Cũng chính vì thế mà có rất nhiều người đã có nhiều sổ bảo hiểm xã hội. Để đảm bảo quyền lợi của người lao động cũng như công tác quản lý sổ bảo hiểm xã hôi của cơ quan bảo hiểm xã hội, pháp luật cho phép người tham gia được phép làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội.

Vậy, thủ tục gộp sổ bảo hiểm như thế nào? TBT Việt Nam sẽ hướng dẫn thực hiện thủ tục này qua bài viết dưới đây.

>> Tìm hiểu thêm: Tất tần tật thông tin mới nhất về bảo hiểm xã hội tự nguyện

Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ – BHXH thì người tham gia bảo hiểm xã hội có từ 02 sổ bảo hiểm mà thời gian đóng bảo hiểm xã hội không trùng nhau thì sẽ được cơ quan bảo hiểm xã hội thu hồi lại tất cả các sổ bảo hiểm xã hội và được cấp sổ mới ghi nhận quá trình tham gia trong tất cả các cuốn sổ trước đó.

Như vậy, để đảm bảo nguyên tắc mỗi người chỉ có một sổ bảo hiểm xã hội và thuận tiện trong việc quản lý sổ bảo hiểm xã hội của cơ quan bảo hiểm xã hội và người tham gia thì người tham gia cần làm thủ tục để gộp thành một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất.

Trước khi tiến hành thủ tục gộp sổ người tham gia cần kiểm tra lại thông tin cá nhân và quá trình tham gia đóng bảo hiểm xã hội trong các cuốn sổ, nếu:

– Thông tin cá nhân trùng khớp và quá trình tham gia không bị trùng => người tham gia thực hiện thủ tục gộp sổ theo quy định.

– Thông tin cá nhân không trùng khớp => người tham gia phải tiến hành điều chỉnh thông tin trong các sổ trước khi thực hiện thủ tục gộp sổ.

– Thông tin cá nhân khớp và quá trình tham gia bị trùng nhau => người tham gia phải giải trình và làm thủ tục với cơ quan bảo hiểm xã hội để được hoàn trả tiền đóng bảo hiểm xã hội trước đó điều chỉnh thông tin trước khi gộp sổ bảo hiểm xã hội.

Sau khi kiểm tra các thông tin trên, người tham gia sẽ chuẩn bị hồ sơ và nộp đến cơ quan bảo hiểm xã hội để được xem xét và giải quyết. Trong vòng 10 ngày kể từ khi người tham gia nộp đầy đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp lại sổ bảo hiểm mới. Trường hợp cần có sự xác minh lại quá trình tham gia bảo hiểm xã hội thì thời gian cấp sổ có thể kéo dài nhưng không quá 45 ngày và phải báo cho người nộp hồ sơ biết.

>>> Tìm hiểu thêm: Bảo hiểm xã hội là gì? Bảo hiểm xã hội bắt buộc là gì?

Hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội

Khi gộp nhiều sổ bảo hiểm xã hội, người tham gia bảo hiểm xã hội cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

– Tờ khai điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội (mẫu TK1 – TS).

– Các cuốn sổ bảo hiểm xã hội của người tham gia.

– Giấy tờ xác định nhân thân của người tham gia: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Sổ hộ khẩu, Giấy khai sinh,…

Người tham có thể nộp thêm các giấy tờ để chứng minh quan hệ lao động với các doanh nghiệp, đơn vị đã và đang làm việc của người tham gia như hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, quyết định tăng lương,…

Ngoài ra, tùy vào trường hợp thực tế mà cơ quan bảo hiểm xã hội có thể yêu cầu người tham gia nộp thêm các giấy tờ khác để chứng minh về nhân thân, về quá trình đóng bảo hiểm xã hội của mình.

Gộp sổ bảo hiểm xã hội ở đâu?

Theo quy định của pháp luật thì khi người tham gia có nhiều sổ bảo hiểm xã hội thì người tham gia sẽ chuẩn bị hồ sơ như trên cho đơn vị đang làm việc hoặc đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội sau cùng đã chốt để đơn vị đại diện nộp hồ sơ cơ quan bảo hiểm xã hội để gộp sổ. Trong trường hợp, đơn vị tham gia bảo hiểm cuối cùng đã giải thể, phá sản hoặc người lao động đã chốt sổ nghỉ việc và hiện tại không tham gia bảo hiểm xã hội thì người lao động sẽ nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi cuối cùng tham gia đóng bảo hiểm xã hội để gộp sổ.

Như vậy, cơ quan bảo hiểm xã hội có thẩm quyền xem xét hồ sơ và giải quyết hồ sơ gộp sổ bảo hiểm cho người tham gia chính là cơ quan bảo hiểm xã hội cuối cùng mà họ tham gia.

>>> Tham khảo: Mức Đóng Bảo Hiểm Xã Hội Mới Nhất

Khác tỉnh có thể gộp sổ bảo hiểm xã hội hay không?

Theo phân tích phía trên, chỉ cần người tham gia có nhiều hơn một sổ bảo hiểm xã hội thì người tham gia bảo hiểm xã hội có thể yêu cầu cơ quan bảo hiểm xã hội tiến hành thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội.

Như vậy, nếu lao động bảo hiểm xã hội tham gia tại các tỉnh thành các nhau, được cấp nhiều sổ bảo hiểm xã hội và không có thời gian đóng bảo hiểm xã hội trùng nhau thì có thể gộp sổ bảo hiểm xã hội.

Lưu ý, khi thực hiện thủ tục gộp sổ, người lao động phải tiến hành tại cơ quan bảo hiểm xã hội tại tỉnh mà người lao động đang tham gia bảo hiểm hoặc tại tỉnh thành có quá trình tham gia bảo hiểm cuối cùng.

Thời gian cấp lại sổ trong trường hợp này có thể kéo dài đến 45 ngày do cần có sự xác minh quá trình đóng bảo hiểm xã hội tại các tỉnh thành đó.

Kết luận: Khi người tham gia bảo hiểm xã hội có từ 02 sổ bảo hiểm xã hội trở lên thì người lao động vừa có quyền vừa có trách nhiệm thực hiện thủ tục gộp sổ. khi thực hiện thủ tục, người tham gia cần chuẩn bị hồ sơ gộp sổ bao gồm tờ khai điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội (TK1 – TS), các cuốn sổ bảo hiểm xã hội và giấy tờ nhân thân nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội đang tham gia hoặc cơ quan bảo hiểm cuối cùng tham gia bảo hiểm xã hội.

Trên đây là toàn bộ chia sẻ của chúng tôi về thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội. Hy vọng với bài viết này, Quý độc giả đã nắm được cơ bản yêu cầu và có thể tự thực hiện được thủ tục này. Nếu còn vấn đề gì thắc mắc, Quý độc giả có thể liên hệ với chúng tôi qua Tổng đài tư vấn pháp luật 1900.6560 để được luật sư, chuyên viên của chúng tôi giải đáp chi tiết.

>>>>> Tham khảo: Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội