Khi đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định để nộp tới cơ quan bảo hiểm xã hội. Việc nộp hồ sơ có thể được tiến hành theo phương thức trực tuyến hoặc trực tiếp.

Bảo hiểm xã hội là một trong những chính sách an sinh xã hội mà bắt buộc người lao động và doanh nghiệp phải tham gia khi phát sinh hợp đồng lao động. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập thì việc lúng túng trong thủ tục làm hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội là điều không tránh khỏi. Doanh nghiệp có thể vướng mắc từ việc chuẩn bị hồ sơ, cách thức nội hồ sơ và xác định cơ quan nhận hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội. TBT Việt Nam sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm trong việc làm hồ sơ đăng ký bảo hiểm lần đầu qua bài viết dưới đây để Quý độc giả tham khảo và thực hiện thành công thủ tục này.

>>> Tham khảo: Hướng dẫn cách tính bảo hiểm xã hội 1 lần mới nhất

Hồ sơ làm bảo hiểm xã hội cần những gì?

Hồ sơ làm bảo hiểm xã hội theo quy định bao gồm các loại giấy tờ sau:

Thứ nhất: Người lao động

Người lao động cần chuẩn bị tờ khai TK1 – TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin của BHXH, BHYT và các giấy tờ chứng minh nếu người lao động được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn.

Thứ hai: Người sử dụng lao động (doanh nghiệp)

Người sử dụng lao động cần chuẩn bị danh sách người lao động tham gia theo mẫu D02 – TS, Bảng kê khai giấy tờ làm căn cứ hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn của người lao động và tờ khai đơn vị tham gia theo mẫu TK3 – TS.

Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội đầy đủ sẽ bao gồm các giấy tờ do người lao động và người sử dụng lao động chuẩn bị như trên.

Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng như thế nào?

Khi đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu qua mạng, doanh nghiệp cần truy cập theo đường link: http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/. Sau đó chọn mục “đăng ký”.

Giao diện màn hình sẽ hiển thị các nội dung cần điền để hoàn tất thủ tục đăng ký thông tin tài khoản như: mã số thuế/ mã ngân sách, tên đơn vị, mã đơn vị, địa chỉ, email, tỉnh, cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý, thông tin người liên hệ (họ tên, số điện thoại liên hệ).

Khi đăng ký tài khoản, doanh nghiệp cần lưu ý, đối với những nội dung có dấu * là những nội dung có yêu cầu phải điền đầy đủ thông tin, còn các nội dung không có dấu * thì doanh nghiệp có điền hoặc không điền nội dung đó.

Sau khi đã điền đầy đủ và chính xác các nội dung theo yêu cầu thì click vào nút đăng ký để đăng ký thông tin tài khoản của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin xác nhận đăng ký tài khoản tại địa chỉ email đã đăng ký. Trong email xác nhận sẽ có một đường link để thực hiện việc xác thực tài khoản. Sau khi đã xác thực tài khoản thành công, doanh nghiệp sẽ đăng nhập vào hệ thống bảo hiểm xã hội điện tử theo tài khoản đã được cấp.

Khi đã đăng nhập được vào hệ thống bảo hiểm xã hội điện tử, doanh nghiệp bắt đầu thực hiện việc kê khai thông tin và gửi hồ sơ đăng ký như phần trên.

Từ các lần đăng ký hồ sơ bảo hiểm tiếp theo hoặc có sự báo tăng, báo giảm lao động, doanh nghiệp chỉ cần đăng nhập và lựa chọn các thao tác phù hợp. Hoặc doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử của các đơn vị cung cấp dịch vụ để thực hiện.

Lưu ý, đối với nhiều cơ quan bảo hiểm xã hội, việc đăng ký hồ sơ bảo hiểm xã hội lần đầu phải nộp qua mạng và nộp bản giấy. Nên doanh nghiệp có thể liên hệ trước với cơ quan bảo hiểm xã hội để tránh tình trạng thực hiện thiếu thủ tục dẫn đến việc hồ sơ đăng ký không được chấp nhận.

>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Đăng Ký Bảo Hiểm Xã Hội Lần Đầu Qua Mạng

Hướng dẫn làm bảo hiểm xã hội?

Doanh nghiệp, đơn vị sẽ có thời hạn là 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc ngày có quyết định tuyển dụng người lao động để chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội như trên đến cơ quan bảo hiểm xã hội.

Doanh nghiệp, đơn vị có thể lựa chọn cách thức nộp hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội qua giao dịch điện tử (qua mạng), dịch vụ bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở của cơ quan bảo hiểm xã hội. Cụ thể:

– Đối với nộp hồ sơ qua giao dịch điện tử: Doanh nghiệp có thể thực hiện theo hướng dẫn của phần trên.

– Đối với nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính: Doanh nghiệp sẽ chuẩn bị hồ sơ bản giấy và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc tổ chức dịch vụ bưu chính đến nhận hồ sơ tại trụ sở của doanh nghiệp.

– Đối với nộp hồ sơ trực tiếp: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ bản giấy và tự thực hiện thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội tại trụ sở của cơ quan bảo hiểm xã hội theo phân cấp và nhận lại phiếu giao nhận hồ sơ.

Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ xem xét hồ sơ mà doanh nghiệp đã nộp, xác nhận việc đăng ký bảo hiểm xã hội thành công và thực hiện cấp thẻ bảo hiểm y tế trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định. Đối với người lao động chưa có sổ bảo hiểm xã hội sẽ được cấp sổ trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

Nộp hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội ở đâu?

Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì doanh nghiệp sẽ phải nộp hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội quận, huyện theo địa bàn đăng ký trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

Đơn vị, doanh nghiệp đặt trụ sở chính tại địa bàn tỉnh nào thì đăng ký tham gia đóng bảo hiểm xã hội tại địa bàn tỉnh đó theo sự phân cấp của cơ quan bảo hiểm xã hội tỉnh.

Nếu doanh nghiệp có chi nhánh hoạt động khác địa bàn hoạt động của trụ sở chính theo đăng ký kinh doanh thì chi nhánh của doanh nghiệp có thể tham gia bảo hiểm theo trụ sở chính hoặc tự đăng ký bảo hiểm tại địa bàn đặt chi nhánh.

Như vậy, doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội tại bảo hiểm xã hội tỉnh, bảo hiểm xã hội quận, huyện tùy theo sự phân cấp quản lý và đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

Trên đây là chia sẻ của chúng tôi về một số vấn đề của bảo hiểm xã hội. Nếu Quý độc giả có bất kỳ vướng mắc nào hay có nội dung gì chưa rõ, xin vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn pháp luật 1900.6560 để được luật sư, chuyên viên của chúng tôi tư vấn và giải đáp.

->>>> Tham khảo thêm: Tổng đài tư vấn bảo hiểm xã hội miễn phí

->>>> Tham khảo thêm: Tổng đài tư vấn bảo hiểm y tế miễn phí

->>>> Tham khảo thêm: Tổng đài tư vấn bảo hiểm thất nghiệp miễn phí