Khi người lao động tham gia làm việc có kí kết hợp đồng lao động và đóng bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp mà nghỉ việc thì kế toán của doanh nghiệp, đơn vị có trách nhiệm tiến hành thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội lên cơ quan BHXH, thực hiện chốt sổ và trả lại sổ cho người lao động

>> Tham khảo thêm: Thời hạn nộp tiền bảo hiểm xã hội hàng tháng là ngày nào?

Điều kiện báo giảm bảo hiểm xã hội

Điều kiện để bảo giảm bảo hiểm xã hội lên cơ quan BHXH là căn cứ dựa trên quyết định nghỉ việc, hợp đồng lao động hết thời hạn hoặc văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động.

Về nguyên tắc, khi người lao động nghỉ việc vào tháng nào thì doanh nghiệp phải kịp thời ra quyết định nghỉ việc và tiến hành thủ tục báo giảm lao động lên cơ quan BHXH để tháng đó không phải tiếp tục tham gia BHXH cho người lao động. Bởi nếu doanh nghiệp báo giảm trễ thì phải chịu trách nhiệm đóng BHXH đầy đủ cho người lao động còn nếu trường hợp báo giảm quá sớm thì phía cơ quan BHXH cho rằng doanh nghiệp đang trốn tránh đóng BHXH.

Thời gian báo giảm bảo hiểm xã hội

Theo quy định của pháp luật hiện hành, khi có căn cư phát sinh giảm người lao động thì đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức tiến hành thủ tục báo giảm lên cơ quan BHXH từ ngày 01 của tháng sau, tuy nhiên phải đóng giá trị thẻ bảo hiểm y tế của tháng sau. Trường hợp để không phải đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì doanh nghiệp có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 của tháng trước đó, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh của tháng trước.

Thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội như thế nào

Theo quy định pháp luật về bảo hiểm khi doanh nghiệp có sự thay đổi về cắt giảm nhân sự hoặc có người lao động nghỉ việc, phải làm thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội lên cơ quan bảo hiểm xã hội. Khi đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ hồ sơ sau:

– Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS;

– Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc theo thỏa thuận chấm dứt hoặc hết hạn (bản sao);

– Sổ bảo hiểm của người lao động nghỉ việc;

– Thẻ bảo hiểm y tế còn thời hạn sử dụng.

Hồ sơ sau khi được lập đầy đủ theo quy định sẽ được nộp tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp đang đóng trụ sở. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ tiến hành hoàn tất thủ tục báo giảm lao động

Sau khi công ty báo giảm lao động thành công và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đầy đủ với cơ quan BHXH, có thể tiến hành thủ tục chốt sổ và trả sổ BHXH cho người lao động.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thực hiện báo giảm qua phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử eBH. Tuy nhiên, để thực hiện kê khai được phải đảm rằng phần mềm này đã được cài đặt về máy. Chúng tôi sẽ hướng dẫn các bước báo giảm bảo hiểm xã hội trên phần mềm eBH:

Bước 01: Đăng nhập vào phần mềm eBH, người dùng đăng nhập bằng mã số thuế và tên đơn vị vào ô đăng nhập.

Bước 02: Màn hình hiện ra trong mục Hồ sơ điện tử chọn Lập hồ sơ điện tử.

Trong danh sách các phần nghiệp vụ, chọn Báo giảm lao động và kích vào nút Chọn.

Bước 03. Chọn người lao động. Tiến hành kích chọn vào nút B2 chọn lao động cần báo giảm từ danh sách. Trường hợp lao động chưa có hồ sơ thông tin trên hệ thống phần mềm, cần thực hiện thêm 01 bước là thêm mới lao động. Trong mục Danh sách lao động chọn Thêm mới lao động và điền đầy đủ các thông tin tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động.

Bước 04. Tiến hành lập hồ sơ. Sau khi hoàn thành xong bước 03 ở trên, tích chọn nút B3.Lập hồ sơ. Lúc này màn hình sẽ hiện ra giao diện Chọn kỳ kê khai theo hướng dẫn.

Bước 05. Bước cuối cùng tiến hành ký và nộp hồ sơ.

>> Tham khảo: Thủ Tục Báo Tăng BHXH (Bảo Hiểm Xã Hội) Mới Nhất

Nghỉ bao nhiêu ngày thì báo giảm bảo hiểm xã hội

Theo quy định tại Luật bảo hiểm xã hội 2014, cụ thể tại khoản 3, điều 85 quy định về mức đóng và phương thức đóng của người lao động khi tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, có quy định: Người lao động nếu không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng bảo hiểm xã hội tháng đó. Thời gian này sẽ không được tính để hưởng bảo hiểm xã hội (trừ trường hợp nghỉ việc hưởng chế độ thai sản).

Đồng thời, căn cứ theo khoản 5, điều 42 của Quyết định 5959/QĐ-BHXH năm 2017 quy định: người lao động có thời gian nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng theo quy định về bảo hiểm thì không phải đóng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp tuy nhiên vẫn được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế.

Như vậy, nếu người lao động có thời gian nghỉ việc từ 14 ngày trở lên trong tháng thì tháng đó không được đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tuy nhiên người lao động vẫn được hưởng chế độ về bảo hiểm y tế.

Như vậỵ, tháng mà doanh nghiệp có người lao động nghỉ thì doanh nghiệp phải làm thủ tục báo giảm lên cơ quan bảo hiểm xã hội.

>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Tra Cứu Quá Trình Đóng Bảo Hiểm Xã Hội