Trước đây, thể thức văn bản và kỹ thuật trình diễn được pháp luật tại Thông tư số 01/2011 / TT-BNV. Tuy nhiên, từ ngày 05/3/2020, Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP có hiệu lực hiện hành đã có nhiều biến hóa về thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính .

Mục lục bài viết

• 1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ
• 2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
• 3. Số, ký hiệu của văn bản
• 4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản
• 5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
• 6. Nội dung văn bản
• 7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
• 8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
• 9. Nơi nhận
• 10. Các thành phần thể thức khác của văn bản

Xem thêm

Câu hỏi: Xin hỏi thể thức văn bản là gì? Đang áp dụng theo văn bản nào?

Theo Điều 8 Nghị định số 30/2020 về công tác làm việc văn thư, thể thức văn bản là tập hợp những thành phần cấu thành văn bản, gồm có những thành phần chính vận dụng so với toàn bộ những loại văn bản và những thành phần bổ trợ trong những trường hợp đơn cử hoặc so với 1 số ít loại văn bản nhất định .
Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính sau đây: Quốc hiệu và Tiêu ngữ; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và thời gian ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận.

Thể thức văn bản hành chính gồm có những thành phần chính sau đây : Quốc hiệu và Tiêu ngữ ; Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản ; Số, ký hiệu của văn bản ; Địa danh và thời hạn phát hành văn bản ; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản ; Nội dung văn bản ; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ; Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai ; Nơi nhận .Ngoài ra, văn bản hoàn toàn có thể bổ trợ những thành phần khác như : Phụ lục ; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, những hướng dẫn về khoanh vùng phạm vi lưu hành ; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành ; Địa chỉ cơ quan, tổ chức triển khai ; thư điện tử ; trang thông tin điện tử ; số điện thoại thông minh ; số Fax .
Thể thức văn bản hành chính hiện nay thực hiện theo Nghị định 30/2020 gồm các nội dung chính như sau:

1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ

Thể thức văn bản hành chính lúc bấy giờ triển khai theo Nghị định 30/2020 gồm những nội dung chính như sau :

Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.

Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình diễn cách nhau dòng đơn .
So với trước đây, Nghị định 30/2020 / NĐ-CP bỏ lao lý :
– Nếu Quốc hiệu cỡ chữ 12, thì Tiêu ngữ cỡ chữ 13 ; nếu Quốc hiệu cỡ chữ 13, thì Tiêu ngữ cỡ chữ 14 ;

– Gạch dưới tiêu ngữ phải sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline.
 

2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản là tên chính thức, không thiếu của cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước của người có thẩm quyền phát hành văn bản .
Trong đó, gồm tên của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp ( nếu có ) .
– Đối với tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố thường trực TW hoặc huyện, Q., thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố thường trực TW hoặc xã, phường, thị xã nơi cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản đóng trụ sở .
Tên của cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng, được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng .
– Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 – 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 – 50% độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ .
– Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp được trình diễn cách nhau dòng đơn .

Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
 

3. Số, ký hiệu của văn bản

Số của văn bản

Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành trong một năm được ĐK tại Văn thư cơ quan theo lao lý, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập .
Trường hợp những Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức triển khai ( sau đây gọi chung là tổ chức triển khai tư vấn ) được ghi là “ cơ quan ban hành văn bản ” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai để phát hành văn bản thì phải lấy mạng lưới hệ thống số riêng .

Ký hiệu của văn bản

Ký hiệu của văn bản gồm có chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước có thẩm quyền phát hành văn bản .
Đối với công văn, ký hiệu gồm có chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước phát hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị chức năng soạn thảo hoặc nghành nghề dịch vụ được xử lý .
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức triển khai và những đơn vị chức năng trong mỗi cơ quan, tổ chức triển khai hoặc nghành do người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai pháp luật đơn cử, bảo vệ ngắn gọn, dễ hiểu .

Trình bày số, ký hiệu văn bản

Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản .
Từ “ Số ” được trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng ; sau từ “ Số ” có dấu hai chấm ( 🙂 ; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước .
Ký hiệu của văn bản được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng .
Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo ( / ), giữa những nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối ( – ), không cách chữ .

Thể thức văn bản theo Nghị định 30 có nhiều điểm mới so với trước (Ảnh minh họa)
 

4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản

Địa danh ban hành văn bản

Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở TW phát hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố thường trực TW nơi cơ quan phát hành văn bản đóng trụ sở .
Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương phát hành là tên gọi chính thức của đơn vị chức năng hành chính nơi cơ quan phát hành văn bản đóng trụ sở .
Đối với những đơn vị chức năng hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử vẻ vang thì phải ghi tên gọi vừa đủ của đơn vị chức năng hành chính đó .
Địa danh ghi trên văn bản của những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng lực lượng vũ trang nhân dân thuộc khoanh vùng phạm vi quản trị của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực thi theo lao lý của pháp lý và pháp luật đơn cử của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng .

Thời gian ban hành văn bản

Thời gian phát hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được phát hành. Thời gian phát hành văn bản phải được viết không thiếu ; những số biểu lộ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập ; so với những số bộc lộ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước .

Trình bày địa danh, thời gian ban hành văn bản

Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
 

5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành, được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm
Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung hầu hết của văn bản. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm .
Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 50% độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ .
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản .

Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 – 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
 

6. Nội dung văn bản

Căn cứ ban hành văn bản

Căn cứ phát hành văn bản gồm có văn bản pháp luật thẩm quyền, công dụng, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và những văn bản lao lý nội dung, cơ sở để phát hành văn bản .
Căn cứ phát hành văn bản được ghi vừa đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan phát hành, ngày tháng năm phát hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản ( riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan phát hành ) .
Được trình diễn bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình diễn dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản ; sau mỗi địa thế căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy ( ; ), dòng sau cuối kết thúc bằng dấu chấm (. ) .

Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

Bố cục của nội dung văn bản

Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản hoàn toàn có thể có phần địa thế căn cứ pháp lý để phát hành, phần mở màn và hoàn toàn có thể được bố cục tổng quan theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân loại thành những phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định .
Nội dung văn bản được trình diễn bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng ; cỡ chữ từ 13 đến 14 ; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm ; khoảng cách giữa những đoạn văn tối thiểu là 6 pt ; khoảng cách giữa những dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines .
Đối với những văn bản được bố cục tổng quan theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều .
Cụ thể, cách trình diễn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm như sau :
Từ “ Phần ”, “ Chương ” và số thứ tự của phần, chương được trình diễn trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm .
Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình diễn ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm .
Từ “ Mục ”, “ Tiểu mục ” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình diễn trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập .
Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình diễn ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm .
Từ “ Điều ”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình diễn bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (. ) ; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm .
Số thứ tự những khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (. ), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình diễn trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm .

Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.
 

7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử .

Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

– Trường hợp ký thay mặt đại diện tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “ TM. ” vào trước tên tập thể chỉ huy hoặc tên cơ quan, tổ chức triển khai .
– Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “ Q. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai .
– Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai thì phải ghi chữ viết tắt “ KT. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao đảm nhiệm hoặc quản lý thì thực thi ký như cấp phó ký thay cấp trưởng .
– Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “ TL. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai .
– Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “ TUQ. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai .

Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ chỉ huy chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức triển khai ; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không lao lý .
Chức danh ghi trên văn bản do những tổ chức triển khai tư vấn phát hành là chức vụ chỉ huy của người ký văn bản trong tổ chức triển khai tư vấn .
Đối với những tổ chức triển khai tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức triển khai thì ghi chức vụ của người ký văn bản trong tổ chức triển khai tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức triển khai .
Đối với những tổ chức triển khai tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức triển khai thì chỉ ghi chức vụ của người ký văn bản trong tổ chức triển khai tư vấn .
Chức vụ ( chức vụ ) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước phát hành mà chỉ huy Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, quản trị hoặc Phó quản trị Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ ( chức vụ ) và tên cơ quan, tổ chức triển khai nơi chỉ huy Bộ công tác làm việc ở phía trên họ tên người ký .
Họ và tên người ký văn bản gồm có họ, tên đệm ( nếu có ) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và những thương hiệu danh dự khác .

Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
 

8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

– Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, size bằng size thực tiễn của dấu, định dạng (. png ) nền trong suốt, trùm lên khoảng chừng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái .

– Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.
 

9. Nơi nhận

Nơi nhận văn bản gồm : Nơi nhận để thực thi ; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo giải trình, trao đổi việc làm, để biết ; nơi nhận để lưu văn bản .

Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên) và Công văn, nơi nhận bao gồm:

Phần thứ nhất gồm có từ “ Kính gửi ”, sau đó là tên những cơ quan, tổ chức triển khai hoặc đơn vị chức năng, cá thể trực tiếp xử lý việc làm .
Phần thứ hai gồm có từ “ Nơi nhận ”, phía dưới là từ “ Như trên ”, tiếp theo là tên những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng và cá thể có tương quan khác nhận văn bản .
Từ “ Kính gửi ” và tên những cơ quan, tổ chức triển khai hoặc cá thể nhận văn bản được trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng ; sau từ “ Kính gửi ” có dấu hai chấm ( 🙂 .
Nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức triển khai hoặc một cá thể thì từ “ Kính gửi ” và tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc cá thể được trình diễn trên cùng một dòng ;
Trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức triển khai hoặc cá thể trở lên thì xuống dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể được trình diễn trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng ( – ), cuối dòng có dấu chấm phẩy ( ; ), cuối dòng sau cuối có dấu chấm (. ) ; những gạch đầu dòng được trình diễn thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm ( 🙂 .

Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

Từ “ Nơi nhận ” được trình diễn trên một dòng riêng ( ngang hàng với dòng chữ “ quyền hạn, chức vụ của người ký ” và sát lề trái ), sau có dấu hai chấm ( :), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm ;
Phần liệt kê những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng và cá thể nhận văn bản được trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng ;
Tên mỗi cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng và cá thể hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng nhận văn bản được trình diễn trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng ( – ) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy ( ; ), dòng ở đầu cuối gồm có chữ “ Lưu ” sau có dấu hai chấm ( :), tiếp theo là chữ viết tắt “ VT ”, dấu phẩy (, ), chữ viết tắt tên đơn vị chức năng ( hoặc bộ phận ) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, ở đầu cuối là dấu chấm (. ) .

Ngoài các thành phần nêu trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (trước đây có thêm số Telex).
 

10. Các thành phần thể thức khác của văn bản

Phụ lục

– Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì những Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã .
– Từ “ Phụ lục ” và số thứ tự của Phụ lục được trình diễn thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm ; tên Phụ lục ( nếu có ) được trình diễn canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm .
– tin tức hướng dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được phát hành gồm có : số, ký hiệu văn bản, thời hạn phát hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản. Thông tin hướng dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen .
tin tức hướng dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục ( Kèm theo văn bản số … / … – … ngày …. tháng …. năm …. ) được ghi không thiếu so với văn bản giấy ; so với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại những vị trí này .

Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

– Con dấu các mức độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30 mm x 8 mm, 40 mm x 8 mm và 20 mm x 8 mm, trên đó các từ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng vào ô số 10b Mục IV Phần I Phụ lục này. Mực để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
– Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

Ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax

Trình bày ở trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền lê dài hết chiều ngang của vùng trình diễn văn bản .

Trên đây là Thể thức văn bản chuẩn mới nhất theo Nghị định 30. Nếu còn băn khoăn, bạn vui lòng liên hệ  19006199 để được hỗ trợ.

Source: https://tbtvn.org
Category: Tư vấn pháp luật