TBT Việt Nam dành riêng bài viết này để chia sẻ tới bạn đọc các thông tin cần thiết, liên quan khi thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu doanh nghiệp. Vì vậy, Quý vị có quan tâm đừng bỏ lỡ những nội dung dưới đây của chúng tôi.

Quy định thông báo mẫu dấu?

Con dấu của doanh nghiệp (bao gồm cả con dấu của công ty) là phương tiện đặc biệt thể hiện ý chí của doanh nghiệp trong các hoạt động mà doanh nghiệp tham gia.

Theo quy định tại Điều 44 Luật doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, con dấu của doanh nghiệp phải luôn đảm bảo thể hiện đầy đủ các thông tin:Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.

Thông báo mẫu con dấu là hoạt động bắt buộc đối với các doanh nghiệp trước khi doanh nghiệp đưa con dấu vào sử dụng. Việc thông báo mẫu con dấu được thể hiện thông qua hình thức bằng văn bản, văn bản có nội dung thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp được daonh nghiệp gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 34 Nghị định số 78/2015-NĐ/CP của Chính phủ (sửa đổi bổ sung bởi Nghị định số 108/2018-NĐ/CP) về đăng ký doanh nghiệp, thì hiện nay có ba trường hợp doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, đó là: Sử dụng mẫu con dấu khi mới thành lập doanh nghiệp, thay đổi và hủy mẫu con dấu.

Thời hạn thông báo mẫu dấu?

Hiện nay, pháp luật doanh nghiệp chưa có quy định cụ thể về thời hạn doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Tại khoản 2 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2014 và khoản 2 Điều 34 Điều 34 Nghị định số 78/2015-NĐ/CP của Chính phủ (sửa đổi bổ sung bởi Nghị định số 108/2018-NĐ/CP) về đăng ký doanh nghiệp chỉ quy định doanh nghiệp phải tiến hành nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu đến Cơ quan đăng ký doanh doanh trước khi doanh nghiệp sử dụng, thay đổi hay hủy mẫu con dấu.

Như vậy, sau khi doanh nghiệp làm con dấu mới hoặc chuẩn bị hủy bỏ con dấu đang dùng thì doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu cho Cơ quan đăng ký kinh doanh biết để Cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật kịp thời và quản lý đồng bộ các thông tin về doanh nghiệp.

Hồ sơ thông báo mẫu dấu

Theo quy định tại Điều 34 Nghị định số 78/2015-NĐ/CP của Chính phủ (sửa đổi bổ sung bởi Nghị định số108/2018-NĐ/CP) về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ thông báo mẫu dẫu bao gồm:

– Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diệntrong trường hợp doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp muốn bổ sung thêm con dấu vào quá trình hoạt động.

– Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thay thế mẫu dẫu cũ bằng mẫu dấu mới.

– Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện trong trường hợp doanh nghiệp muốn hủy bỏ mẫu dấu mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Lưu ý, thông báo về mẫu dấu phải đảm bảo các nội dung sau:

– Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

– Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu.

Các bước thông báo mẫu dấu

Thủ tục thông báo mẫu dấu doanh nghiệp đối với Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể được tiến hành theo hai cách thức: Nộp trực tiếp bản cứng tại Cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu qua mạng điện tử.

Cách 1: Nộp trực tiếp bản cứng Thông báo mẫu con dấu tại Cơ quan đăng ký kinh doanh:

Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành làm con dấu mới (Bước này áp dụng đối với trường hợp doanhnghiệp mới thành lập, doanh nghiệp muốn bổ sung thêm con dấu vào quá trình hoạt động hoặc doanh nghiệp có nhu cầu thay thế mẫu con dấu cũ bằng mẫu con dấu mới).

Bước 2: Chuẩn bị chính xác Thông báo mẫu con dấu theo quy định tại khoản 2 Điều 34 Nghị định số 78/2015-NĐ/CP của Chính phủ (sửa đổi bổ sung bởi Nghị định số108/2018-NĐ/CP) về đăng ký doanh nghiệp

Bước 3: Nộp thông báo mẫu con dấu tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đăng tải đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Nhận Giấy biên nhận từ Phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 5: Phòng đăng ký kinh doanh tiến hành kiểm tra tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và khả năng làm phát sinh tranh chấp trong việc quản lý và sử dụng con dấu.

Bước 6: Nếu mẫu con dấu hợp lệ, đảm bảo các điều kiện được lưu hành theo quy định của pháp luật, Phòng đăng ký kinh doanh tiến hành đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 7: Nhận kết quả. Doanh nghiệp sẽ nhận được văn bản Thông báo “về việc đăng tải Thông báo về mẫu con dấu của doanh nghiệp” từ Phòng đăng ký kinh doanh.

Lưu ý: Trường hợp thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đã được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện các lần trước đó không còn hiệu lực.

Cách 2: Thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu doanh nghiệp qua mạng điện tử:

Khi thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử thì doanh nghiệp thực hiện theo hướng dẫn của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để nộp hồ sơ cần thiết.