Tên, địa chỉ công ty là một trong những thông tin quan trọng và là tiêu chí bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn điện tử. Vậy khi doanh nghiệp thay đổi tên công ty hoặc thay đổi địa chỉ trụ sở chính thì ngoài việc thực hiện thủ tục thông báo đăng ký thay đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế thì cần tiến hành thủ tục thay đổi tên, địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử.

Quy định của pháp luật về việc xử lý khi thay đổi tên, địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử

Theo quy định của pháp luật, hóa đơn điện tử được định nghĩa là các thông điệp dữ liệu điện tử về việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau đây:

Thứ nhất: Từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử thì các thông tin trên hóa đơn điện tử cần đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử.

Theo đó, thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử là tiêu chí để đánh giá về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử.

Thứ hai: Các thông tin trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Căn cứ theo quy định tại Điểm b, Điểm c Khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-TT-BTC, tên công ty, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp là những thông tin bắt buộc phải có trong hóa đơn điện tử. Do đó, khi doanh nghiệp thay đổi tên công ty, thay đổi địa chỉ trụ sở chính thì doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi tên, địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử để đảm bảo các hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý.

Trình tự, thủ tục thay đổi tên, địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử

Theo quy định của pháp luật, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi về tên công ty, thay đổi địa chỉ công ty thì doanh nghiệp phải gửi hồ sơ thông báo đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan thuế,  Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt địa chỉ trụ sở chính hoặc địa chỉ nơi doanh nghiệp chuyển đến.

Khi thay đổi tên công ty, thay đổi địa chỉ trụ sở thì có khả năng xảy ra hai trường hợp sau đây:

Trường hợp thứ nhất: Doanh nghiệp chỉ thay đổi tên, thay đổi địa chỉ công ty nhưng không thay đổi tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể xử lý như sau:

Đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trụ sở trên hóa đơn, khi có sự thay đổi về tên công ty, địa chỉ trụ sở chính nhưng không có sự thay đổi về mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì doanh nghiệp có thể đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn (nếu doanh nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã in). Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn theo mấu TB04/AC.

Theo đó, doanh nghiệp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (mẫu TB04/AC) trên Cổng tra cứu hóa đơn của cơ quan thuế (nộp trực tiếp) hoặc thực hiện kê khai trực tuyến, hoặc thực hiện kê khai và nộp qua phần mềm T-VAN.

Như vậy, có thể thấy, trong trường hợp này, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn (nếu vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã in sẵn).

Bước 2: Gửi thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu thông báo theo mẫu số TB04/AC).

Bước 3: Sau khi thông báo và được cơ quan thuế duyệt hồ sơ, thông tin tên/địa chỉ mới của doanh nghiệp sẽ được cập nhật tại Trang hóa đơn của Tổng cục thuế (http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/).

Bước 4: Sau khi thông tin doanh nghiệp, tổ chức được cơ quan thuế duyệt hồ sơ điều chỉnh thì doanh nghiệp liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử bên mình để thực hiện điều chỉnh lại mẫu hóa đơn điện tử cho phù hợp với các thông tin đã điều chỉnh.

Trường hợp thứ 2: Doanh nghiệp thay đổi tên công ty, thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty dẫn đến sự thay đổi về cơ quan thuế quản lý trực tiếp là do công ty chuyển địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện khác. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai giải pháp dưới đây.

Thứ nhất: Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành thì thực hiện theo các bước sau:

– Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi;

– Đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn, gửi bảng kê hóa đơn chưa sử dụng (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC);

– Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến và được sử dụng ngay hóa đơn.

Trong thời gian chưa thực hiện được việc nâng cấp chương trình Quản lý ấn chỉ để nhập được bảng kê hóa đơn chưa sử dụng (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC), thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC) đến cơ quan thuế nơi chuyển đến; Phòng/bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế nơi chuyển đến căn cứ vào thông tin trên các bảng kê nêu trên và thông báo phát hành hóa đơn đã nộp ở cơ quan thuế nơi chuyển đi để nhập thông báo phát hành những số hóa đơn đăng ký tiếp tục sử dụng vào chương trình Quản lý ấn chỉ.

Thứ hai: Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Trên đây là nội dung bài viết về “ Thủ tục thay đổi tên công ty, địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử” mà chúng tôi gửi đến bạn đọc. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề này, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại 1900 6560 để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.

Mọi thắc mắc liên quan đến thủ tục thay đổi tên, địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử Quý độc giả vui lòng liên hệ Công Ty Luật Hoàng Phi qua số 1900 6560 để được hỗ trợ nhanh chóng, trân trọng!

>>>>> Quý độc giả có thể tham khảo thêm bài viết: Thành lập Doanh nghiệp