Thể thức văn bản chuẩn nhất theo Nghị định mới

  • Tác giả: admin |
  • Cập nhật: 21/04/2022 |
  • Tư vấn pháp luật |
  • 162 Lượt xem
Đánh giá post
Từ lâu, việc trình diễn văn bản hành chính đúng chuẩn được thực thi theo hướng dẫn của Thông tư 01/2011 / TT-BNV. Tuy nhiên, từ 05/3/2020, khi Nghị định 30/2020 / NĐ-CP có hiệu lực hiện hành đã đổi khác nhiều điểm trong thể thức văn bản .2. Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho toàn bộ những loại văn bản

1. Thể thức văn bản bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman

Nếu như trong thể thức văn bản trước đây, phông chữ sử dụng để trình diễn văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Nước Ta TCVN 6909 : 2001 thì lúc bấy giờ đã pháp luật đơn cử phông chữ phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Nước Ta TCVN 6909 : 2001 .

Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà phụ thuộc vào từng yếu tố thể thức.
 

2. Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản

Thay vì được phép trình diễn văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 ( so với giấy ra mắt, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển ) thì lúc bấy giờ, tổng thể những loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 ( 210 mm x 297 mm ) .
Văn bản được trình diễn theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có những bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì hoàn toàn có thể được trình diễn theo chiều rộng .

3. Thay đổi cách đánh số trang văn bản

Trước đây, số trang văn bản được trình diễn tại góc phải ở cuối trang giấy ( phần footer ) thì theo thể thức văn bản mới nhất lúc bấy giờ, số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất .

4. Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản

Thông tư 01 loại trừ một số trường hợp không ghi cơ quan chủ quản thì nay quy định mới đã bãi bỏ các trường hợp loại trừ này.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.

Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản gồm có : tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp .
Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố thường trực Trung ương hoặc Q., huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị xã nơi cơ quan đóng trụ sở .
Được phép viết tắt những cụm từ thông dụng .

Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 tới 13.
 

the thuc van ban
Thể thức văn bản mới nhất theo Nghị định 30 (Ảnh minh họa)
 

5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

Tên loại và trích yếu được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, đứng, đậm .

Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ thường, cỡ 13 đến 14, đứng, đậm. Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
 

6. Bổ sung yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản

Căn cứ phát hành văn bản ghi rất đầy đủ tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan phát hành, ngày tháng năm phát hành và trích yếu nội dung văn bản ( Luật và Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu và cơ quan phát hành ) .
Căn cứ phát hành văn bản trình diễn bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình diễn dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản ; sau đó mỗi địa thế căn cứ phải xuống dòng có dấu chấm phẩy, dòng ở đầu cuối kết thúc bằng dấu chấm .

7. Chữ ký của người có thẩm quyền trong thể thức văn bản

Nghị định mới về thể thức văn bản đã bổ trợ chữ ký số của người có thẩm quyền .
Theo đó, hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (. png ) nền trong suốt ; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký .

8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

Dấu và chữ ký số là điểm mới đáng chú ý quan tâm tại Nghị định 30. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích cỡ bằng kich thước thực tiễn của dấu, định dạng (. png ) nền trong suốt, trùm lên khoảng chừng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái .
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai trên văn bản kèm theo văn bản chính triển khai như sau :
– Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ triển khai ký số văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo ;

– Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử phải thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
 

9. Bổ sung quy định về Phụ lục trong thể thức văn bản

Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có hướng dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì những Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục .

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.

tin tức hướng dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục ( Kèm theo văn bản số … / … – … ngày …. tháng …. năm …. ) được ghi rất đầy đủ so với văn bản giấy ; so với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại những vị trí này .
Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực thi ký số văn bản và không triển khai ký số lên Phụ lục .

Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo.

Trên đây là những quy định liên quan đến thể thức văn bản chuẩn nhất tại Nghị định 30. Nếu có thắc mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ: 1900.6192. 

Đánh giá post