Văn phòng đại diện là đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp, thực hiện những nhiệm vụ theo ủy quyền và không có chức năng kinh doanh mà thực hiện các chức năng chính như liên lạc, thăm dò thị trường… Vậy điều kiện để thành lập văn phòng đại diện tại Hồ Chí Minh như thế nào?

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài; doanh nghiệp cũng có thể đặt nhiều văn phòng đại diện ở một địa phương.

Đặc điểm của văn phòng đại diện

Thứ nhất: Tên văn phòng đại diện

– Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

– Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo “Văn phòng đại diện”.

– Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.

Thứ hai: Tư cách pháp nhân

Là đơn vị phụ thuộc của công ty, nên văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.

Thứ ba: Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Văn phòng đại diện không tự mình thực hiện các công việc kinh doanh được. văn phòng đại diện chỉ làm chức năng, nhiệm vụ uỷ quyền các hoạt động bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp mà thôi.

Tại sao nên thành lập văn phòng đại diện tại Hồ Chí Minh?

Thành phố Hồ Chí Minh hiện nay là một trong 5 thành phố trực thuộc Trung ương của Việt Nam. Về mặt hành chính, thành phố được chia thành 16 quận, 1 thành phố và 5 huyện; trong đó có 312 đơn vị hành chính cấp xã, bao gồm 249 phường, 58 xã và 5 thị trấn.

Thành phố Hồ Chí Minh giữ vai trò đi đầu trong nền kinh tế Việt Nam. Thành phố chiếm 0,6% diện tích và 8,34% dân số của Việt Nam nhưng chiếm tới 20,5% tổng sản phẩm GDP, 27,9% giá trị sản xuất công nghiệp và 37,9% dự án nước ngoài.

Nền kinh tế của Thành phố Hồ Chí Minh đa dạng về lĩnh vực, từ khai thác mỏ, thủy sản, nông nghiệp, công nghiệp chế biến, xây dựng đến du lịch, tài chính… Cơ cấu kinh tế của thành phố, khu vực nhà nước chiếm 33,3%, ngoài quốc doanh chiếm 44,6%, phần còn lại là khu vực có vốn đầu tư nước ngoài. Về các ngành kinh tế, dịch vụ chiếm tỷ trọng cao nhất: 51,1%. Phần còn lại, công nghiệp và xây dựng chiếm 47,7%, nông nghiệp, lâm nghiệp và thủy sản chỉ chiếm 1,2%.

Với nhiều điều kiện thuận lợi về mặt tự nhiên, xã hội, dân cư, chính quyền… thành phố Hồ Chí Minh cùng với Hà Nội là hai đầu tàu kinh tế của cả nước.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Hồ Chí Minh

Sau đây là những điều kiện chung khi thành lập văn phòng đại diện tại Hồ Chí Minh:

– Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Vì thế, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.

– Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….

– Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng phục vụ hoạt động của văn phòng.

– Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.

– Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện doanh nghiệp không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của doanh nghiệp).

– Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Hồ Chí Minh

Thành lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện;

– Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

Trường hợp có thay đổi, doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày.

Trên đây là nội dung bài viết thành lập văn phòng đại diện tại Hồ Chí Minh. Cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết Công Ty Luật Hoàng Phi của chúng tôi.

->>>> Tham khảo thêm: Thành lập địa điểm kinh doanh

->>>> Tham khảo thêm: Tạm ngừng kinh doanh