Tổ chức, quản lý công ty TNHH một thành viên

Tổ chức, quản lý công ty TNHH một thành viên là cá nhân 

Mô hình tổ chức của công ty TNHH một thành viên là cá nhân khá đơn giản. Chủ sở hữu là cá nhân nắm giữ chức danh Chủ tịch công ty. Chủ tịch công ty phải tách bạch việc sử dụng tài sản thuộc sở hữu của mình với tài sản của công ty cũng như tách bạch các chi tiêu của mình và gia đình mình với các chi tiêu của công ty.

Với cương vị là Chủ tịch công ty, chủ sở hữu là người quyết định cũng như quản lý cao nhất trong công ty. Chủ tịch công ty có thể kiêm chức danh Giám đốc (Tổng giám đốc) hoặc thuê Giám đốc điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty. Điều lệ công ty sẽ quy định về người đại diện theo pháp luật như số lượng, chức danh, phạm vi đại diện và các quyền hạn, trách nhiệm khác. 

Do mô hình tổ chức nội bộ của công ty TNHH một thành viên là cá nhân khá đơn giản nên pháp luật không bắt buộc việc thành lập cơ quan chuyên trách để kiểm tra, giám sát hoạt động của công ty. Chủ sở hữu về nguyên tắc tự quản lý, tự điều hành và quyết định các vấn đề của công ty nhưng cũng phải đảm bảo tính minh bạch của các giao dịch trong công ty. Hợp đồng, giao dịch giữa công ty với chủ sở hữu công ty hoặc những người có liên quan của chủ sở hữu công ty phải được ghi chép và lưu giữ thành hồ sơ riêng của công ty. 

Tổ chức, quản lý công ty TNHH một thành viên là tổ chức 

So với mô hình tổ chức quản lý của công TNHH một thành viên là cá nhân, tổ chức nội bộ của công ty TNHH một thành viên là tổ chức có phần phức tạp hơn do cơ chế uỷ quyền quản lý. Vì là tổ chức nên chủ sở hữu của công ty không thể tự mình quản lý và điều hành trực tiếp công ty, do đó cơ chế quản lý công ty thông qua cơ quan đại diện quản lý phần vốn. Chủ sở hữu quyết định lựa chọn một trong hai phương án tổ chức nội bộ như sau: Nếu chủ sở hữu uỷ quyền quản lý cho một chủ thể thì cơ cấu tổ chức bao gồm: Chủ tịch, Giám đốc (Tổng giám đốc) và Kiểm soát viên; nếu chủ sở hữu uỷ quyền cho từ 03 đến 07 chủ thể thì cơ cấu tổ chức bao gồm: Hội đồng thành viên, Giám đốc (Tổng giám đốc) và Kiểm soát viên. 

Khác với Chủ tịch trong công ty TNHH một thành viên là cá nhân hay Hội đồng thành viên trong công ty TNHH hai thành viên trở lên, 

Theo quy định tại khoản 17 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2014 thì những người có liên quan của chủ sở hữu công ty bao gồm: Vợ, chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột, anh rể, em rể, chị dâu, em dâu và những người được những người này uỷ quyền để giao dịch với công ty. 

Chủ tịch/Hội đồng thành viên trong công ty TNHH một thành viên là tổ chức không phải là chủ sở hữu. Do đó, việc quyết định các vấn đề của công ty, quản lý công ty phải dựa trên phạm vi được uỷ quyền. Không giống cơ chế quản lý theo cách thức cá nhân như mô hình Chủ tịch (khá đơn giản), khi lựa chọn mô hình Hội đồng thành viên, do làm việc theo cơ chế tập thể nên việc quản lý nội bộ cũng có sự phức tạp hơn.

Chủ sở hữu trực tiếp bổ nhiệm hoặc giao cho các thành viên Hội đồng thành viên bầu Chủ tịch hội đồng thành viên. Cuộc họp của Hội đồng thành viên được tiến hành khi có ít nhất hai phần ba tổng số thành viên dự họp. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì mỗi thành viên có một phiếu biểu quyết có giá trị như nhau. Hội đồng thành viên có thể thông qua quyết định theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản.

Nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua khi có hơn một nửa số thành viên dự họp tán thành. Việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, tổ chức lại công ty, chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn điều lệ của công ty phải được ít nhất ba phần tư số thành viên dự họp tán thành. Điều lệ công ty cần có quy định rõ về các quyền hạn và nhiệm vụ của chủ thể nhân danh chủ sở hữu thực hiện việc quản lý công ty là Chủ tịch/Hội đồng thành viên để giảm thiểu các rủi ro trong quá trình vận hành công ty. Nếu Điều lệ không có quy định khác, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật của công ty.

Giám đốc (Tổng giám đốc) là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty do Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty bổ nhiệm hoặc thuê với nhiệm kỳ không quá 05 năm. Giám đốc cũng có thể được kiêm nhiệm bởi Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty nếu Điều lệ không có quy định khác. Giám đốc chịu trách nhiệm về việc thực hiện các quyền hạn, nhiệm vụ của mình trước Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty. Nhìn chung, Giám đốc là người tham gia vào hoạt động điều hành công ty ở khá nhiều phương diện. Trong mối quan hệ với Hội đồng thành viên/Chủ tịch công ty, Giám đốc là người quản lý ở cấp dưới nên sẽ có nhiệm vụ như tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên/Chủ tịch công ty, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; kiến nghị các phương án cơ cấu tổ chức, trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Hội đồng thành viên/Chủ tịch công ty.

Trong mối quan hệ với các bộ phận cấp dưới, Giám đốc là người điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày nên có thẩm quyền ban hành các quy chế quản lý nội bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm người quản lý khác trong công ty (trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của cơ quan cấp trên), ký kết các hợp đồng nhân danh công ty, tuyển dụng lao động và các chức năng khác được Điều lệ công ty quy định. Để thực hiện được các chức năng của mình, Giám đốc công ty cần có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc các trường hợp pháp luật cấm trở thành người quản lý (khoản 2 Điều 18 Luật Doanh nghiệp năm 2014), có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm thực tế trong quản trị kinh doanh của công ty (nếu Điều lệ không có quy định khác).

Kiểm soát viên (hoặc cũng có thể thành lập Ban kiểm soát) là chức danh bắt buộc phải có trong công ty TNHH một thành viên là tổ chức, do chủ sở hữu trực tiếp bổ nhiệm, số lượng sẽ do chủ sở hữu quyết định. Kiểm soát viên như một “cánh tay nối dài” của chủ sở hữu để giúp chủ sở hữu kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng trong việc quản lý, điều hành của những người quản lý trong công ty. Nội dung kiểm soát bao gồm cả việc thực hiện các quy chế quản lý nội bộ, thực thi Điều lệ công ty, giám sát việc triển khai các dự án kinh doanh, các quyết định của chủ sở hữu cũng như kiểm soát về tài chính trong công ty.

Do đó, Kiểm soát viên có thể tham dự và thảo luận tại cá cuộc họp của Hội đồng thành viên và các cuộc họp khác tại công ty, được quyền xem xét tất cả các thông tin hồ sơ, tài liệu của công ty, các chức danh quản lý cũng có trách nhiệm phải cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin cho Kiểm soát viên. Kiểm soát viên phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc các đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp (khoản 2 Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2014).

Để đảm bảo tính khách quan trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình, Kiểm soát viên không được là người liên quan của thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc/Tổng giám đốc và người có thẩm quyền trực tiếp bổ nhiệm Kiểm soát viên. Bên cạnh đó, Kiểm soát viên cần có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm nghề nghiệp về kế toán, kiểm toán hoặc chuyên môn, kinh nghiệm thực tế trong ngành nghề kinh doanh của công ty hoặc các tiêu chuẩn điều kiện khác được quy định tại Điều lệ công ty. 

 Góp vốn, chuyển nhượng vốn và thừa kế phần vốn góp

 Góp vốn 

Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên bắt buộc phải thực hiện hành vi chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn cho công ty, đây là điểm khác biệt cơ bản so với doanh nghiệp tư nhân. Tương tự như công ty TNHH hai thành viên trở lên hay những loại hình công ty khác, hành vi góp vốn được hiểu như việc “bán” đi tài sản của mình (cho công ty) để “mua” lại tư cách thành viên để có các quyền và nghĩa vụ tương ứng trong công ty này. Chủ sở hữu công ty có thể tự xác định loại tài sản góp vốn, có thể góp đủ hoặc cam kết góp vốn tại thời điểm thành lập, tuy nhiên thời hạn góp vốn tối đa là 90 ngày. Hết thời hạn 90 ngày mà chủ sở hữu không thực hiện nghĩa vụ góp vốn như cam kết thì phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ tương ứng với số vốn thực góp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ vốn điều lệ và vẫn phải chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã cam kết góp cho tới khi công ty đã đăng ký thay đổi vốn điều lệ Hiện nay, những đợt góp vốn sau, thời hạn cam kết góp vốn tối đa của chủ sở hữu công ty không được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 mà sẽ do Điều lệ quy định. 

So với các công ty nhiều chủ sở hữu khác (công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh), chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên không có những sự ràng buộc” từ những đồng chủ sở hữu khác, do đó có toàn quyền quyết định về các vấn đề trong công ty. Chủ sở hữu công ty có thể tự quyết định loại tài sản góp vốn, cũng như việc thay đổi loại tài sản góp vốn mà không cần phải thông qua ý kiến của bất kỳ ai.

 Chính vì sự “định đoạt một cách tuyệt đối” của chủ sở hữu như vậy, nên các nhà lập pháp cũng từng có những quy định mang tính “hạn chế” bớt quyền của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên. Ví dụ như trước đây Luật Doanh nghiệp 2005 đã từng không cho phép việc công ty TNHH một thành viên được quyền giảm vốn điều lệ, đồng nghĩa với việc chủ sở hữu doanh nghiệp một khi đã quyết định mức vốn đầu tư vào doanh nghiệp thì sẽ không có quyền giảm quy mô vốn đó đi. Sau nhiều những tranh cãi, kiến nghị, mà chủ yếu là dựa trên lý thuyết về sự bình đẳng giữa các doanh nghiệp (do các mô hình công ty khác đều được quyền đăng ký giảm vốn điều lệ), Luật Doanh nghiệp 2014 đã quy định công ty TNHH một thành viên có thể giảm vốn điều lệ bằng cách công ty hoàn trả vốn cho chủ sở hữu hoặc do chủ sở hữu không thanh toán đầy đủ và đúng hạn số vốn cam kết góp tại thời điểm thành lập doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu việc vi phạm nghĩa vụ góp vốn (không góp, không góp đủ, không góp đúng hạn) vào công ty dẫn đến các thiệt hại thì chủ sở hữu sẽ phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các nghĩa vụ tài chính đó. Đây có thể coi là một quy định mang tính “răn đe” của pháp luật dành cho các chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên để phòng tránh rủi ro cho công ty và bên thứ ba, khi mà quyền của chủ sở hữu là “toàn quyền và tuyệt đối”.

Chuyển nhượng vốn góp trong công ty TNHH một thành viên 

Việc chuyển nhượng vốn góp trong công ty TNHH một thành viên đơn giản hơn đối với CTTNHH hai thành viên trở lên do chỉ có một chủ sở hữu duy nhất, chủ sở hữu không chịu sự ràng buộc nào từ thành viên khác. Việc chuyển nhượng vốn có thể được coi là một hành vi rút một phần hoặc toàn bộ vốn khỏi công ty. Do đó, khi thành viên công ty TNHH một thành viên có nhu cầu chuyển nhượng vốn thì sẽ xảy ra hai khả năng sau đây: 

Một là: Nếu thành viên công ty TNHH một thành viên chuyển nhượng một phần vốn góp cho cá nhân, tổ chức khác thì công ty phải tiến hành chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (sang mô hình nhiều chủ sở hữu). Theo quy định hiện hành, trường hợp chuyển nhượng một phần vốn góp thì công ty chỉ có thể tổ chức lại theo mô hình công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc chuyển đổi thành công ty cổ phần.

Hai là: Nếu thành viên công ty TNHH một thành viên chuyển nhượng toàn bộ vốn góp tại công ty cho cá nhân, tổ chức khác (đồng nghĩa với việc rút toàn bộ vốn khỏi công ty) thì thành viên sẽ mất tự cách chủ sở hữu, công ty sẽ tiến hành đăng ký lại chủ sở hữu. 

Thừa kế vốn góp 

Trường hợp chủ sở hữu công ty là cá nhân chết thì người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật là chủ sở hữu hoặc thành viên của công ty. Công ty phải tổ chức hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tương ứng và đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày kết thúc việc giải quyết thừa kế. 

Trường hợp chủ sở hữu công ty là cá nhân chết mà không có người thừa kế, người thừa kế từ chối nhận thừa kế hoặc bị truất quyền thừa kế thì phần vốn góp của chủ sở hữu được giải quyết theo quy định của pháp luật về dân sự. (Khoản 3 Điều 77 Luật Doanh nghiệp 2014). 

Chuyển đổi công ty TNHH một thành viên 

Tương tự công ty TNHH hai thành viên trở lên, khả năng thay đổi loại hình của công ty TNHH một thành viên là khá hạn chế bởi loại hình này chỉ được chuyển đổi thành mô hình công ty cổ phần, 

Tuy nhiên, lưu ý rằng việc rút vốn khỏi công ty không nhất thiết phải được thực hiện bằng hành vi chuyển nhượng vốn, mà công ty có | thể hoàn trả vốn cho chủ sở hữu hoặc thậm chí là chủ sở hữu quyết định giải thể công ty để thu hồi toàn bộ phần vốn mà không thể chuyển đổi thành doanh nghiệp tư nhân hay công ty hợp danh.

Công ty TNHH một thành viên có thể được các chủ sở hữu quyết định chuyển đổi thành công ty cổ phần. Trong trường hợp này, công ty bắt buộc phải huy động thêm ít nhất 02 thành viên để đảm bảo số lượng cổ đông tối thiểu là 03 (không nhất thiết là cổ đông sáng lập). Ngược lại, công ty cổ phần cũng có thể được chuyển đổi thành công ty TNHH một thành viên bằng cách một cổ đông nhận chuyển nhượng toàn bộ cổ phần, phần vốn góp tương ứng của tất cả các cổ đông còn lại hoặc các cổ đông hiện hữu của công ty chuyển nhượng toàn bộ vốn tại công ty cho một thành viên hoàn toàn mới. 

Tuy nhiên, nếu chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên muốn chuyển đổi loại hình doanh nghiệp nhưng vẫn muốn giữ nguyên số lượng thành viên thì không có sự lựa chọn do Luật Doanh nghiệp 2014 không quy định trường hợp công ty TNHH chuyển đổi thành loại hình doanh nghiệp tư nhân. Mặc dù, doanh nghiệp tư nhân có thể được chuyển đổi thành loại hình công ty TNHH (trong đó có công ty TNHH một thành viên). 

Phòng tránh rủi ro pháp lý trong tổ chức và hoạt động của công ty TNHH

Về vấn đề cam kết góp vốn 

Quy định pháp luật hiện hành chỉ kiểm soát thời hạn cam kết góp vốn tối đa của thành viên công ty TNHH là 90 ngày đối với thời điểm thành lập công ty. Ngoài ra, tại thời điểm công ty TNHH đang hoạt động, thời hạn cam kết góp vốn là do công ty và người góp vốn thoả thuận hoặc tuân thủ theo quy định tại Điều lệ doanh nghiệp (nếu có quy định cụ thể). Do đó, nếu như Điều lệ không quy định rõ ràng, thì đây có thể là một rủi ro cho công ty nếu thời hạn cam kết được xác định quá dài, người góp vốn không thực hiện nghĩa vụ góp vốn của mình. Cách thức xử lý việc thành viên không thực hiện nghĩa vụ cam kết góp vốn trong trường hợp này cũng không được Luật Doanh nghiệp (2014) quy định cụ thể. Đối với cả công ty TNHH một thành viên và hai thành viên trở lên, trường hợp giảm vốn điều lệ do thành viên không thanh toán đầy đủ và đúng hạn số vốn cam kết góp chỉ được áp dụng với trường hợp cam kết góp vốn tại thời điểm thành lập công ty.

Vấn đề kiểm soát sự tham gia của người ngoài vào nội bộ công ty 

Công ty cần nhận diện được việc người ngoài tham gia vào nội bộ của công ty có thể xảy ra ở hai trường hợp là sở hữu vốn trong công ty hoặc thông qua cơ chế uỷ quyền của thành viên hiện hữu trong công ty. 

Việc tham gia của người ngoài vào nội bộ công ty thông qua sở hữu vốn không chỉ bằng con đường nhận chuyển nhượng vốn góp mà còn có thể được thực hiện trực tiếp thông qua việc tiếp nhận vốn góp trong một số trường hợp đặc biệt (tại Điều 54 Luật Doanh nghiệp 2014) hay được uỷ quyền quản lý phần vốn góp của thành viên tại doanh nghiệp, uỷ quyền quản lý doanh nghiệp. Trong những trường hợp này, nếu không có hiểu biết pháp luật và có sự quy định rõ ràng tại Điều lệ, công ty TNHH hai thành viên trở lên sẽ không thể đảm bảo được vấn đề nội bộ của công ty.

Ví dụ như trường hợp thành viên là cá nhân bị Tòa án tuyên bố mất tích thì người quản lý tài sản của thành viên đó theo quy định của pháp luật về dân sự là thành viên của công ty. Trong trường hợp này, Điều lệ công ty cần có những quy định nhằm hướng tới sự bảo toàn tính đối nhân. Ví dụ, Điều 52 về mua lại vốn góp trong công ty TNHH hai thành viên trở lên cho phép công ty tự quy định thêm các trường hợp công ty mua lại vốn góp của thành viên, bên cạnh các trường hợp nhà làm luật đã dự liệu. Do đó, công ty nên đưa trường hợp này vào Điều lệ nhằm tăng cơ hội cho người quản lý tài sản của thành viên yêu cầu công ty mua lại vốn góp, công ty cũng được lợi ích là tránh sự gia nhập của người ngoài vào hoạt động của công ty. Công ty có thể quy định những chính sách khuyến khích việc yêu cầu công ty mua lại vốn góp bằng việc trao những lợi ích nhất định cho người nắm quyền quyết định phần vốn góp ở những trường hợp như thế này. 

Bên cạnh đó, để tránh sự tham gia của những người không phải là thành viên vào hoạt động nội bộ của công ty, Điều lệ công ty cũng cần có sự quy định về chế độ uỷ quyền trong việc thực thi quyền và nghĩa vụ của thành viên cũng như người quản lý công ty do Luật hiện hành còn chưa quy định thật sự chi tiết về vấn đề này. Luật Doanh nghiệp 2014 chỉ có hai trường hợp được nhắc đến về việc uỷ quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ thành viên đó là: Thành viên là tổ chức công ty TNHH hai thành viên trở lên sở hữu ít nhất 35% vốn điều lệ có thể uỷ quyền tối đa 03 người đại diện nếu Điều lệ không quy định khác); trường hợp cá nhân là thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn bị tạm giam, bị kết án tù hoặc bị Tòa án tước quyền hành nghề theo quy định của Bộ luật hình sự, thành viên đó ủy quyền cho người khác tham gia Hội đồng thành viên công ty. Về việc uỷ quyền quản lý doanh nghiệp, Luật Doanh nghiệp cũng chỉ có quy định về việc Chủ tịch Hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên phải uỷ quyền bằng văn bản cho thành viên công ty nếu vắng mặt hoặc không đủ năng lực để quản lý; ngoài ra với các chức danh quản lý khác trong CTTNHH hai thành viên trở lên và cả các chức danh quản lý trong công ty TNHH một thành viên đều chưa có quy định cụ thể. Do đó, để tránh các rủi ro về sự tham gia của người ngoài vào hoạt động tổ chức và quản lý của công ty, công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty TNHH một thành viên cần đưa các quy định về uỷ quyền vào Điều lệ doanh nghiệp. 

Điều lệ cần có những quy định rõ ràng, chi tiết để kiểm soát hoạt động của các chức danh đại diện theo pháp luật, chức danh quản lý trong công ty 

Hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2014 đã cho phép công ty TNHH có thể có nhiều đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, để phòng tránh các rủi ro cho việc hoạt động của doanh nghiệp, các thành viên cần lưu ý việc quy định rõ về các vấn đề như số lượng cụ thể, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm của từng người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty TNHH có nhiều đại diện theo pháp luật cũng là vấn đề mà các công ty cần lưu ý để tránh trường hợp đại diện ký kết sai thẩm quyền trong mối quan hệ giữa công ty và đối tác. 

Trong công ty TNHH, các thành viên không nhất thiết phải nắm giữ các chức danh quản lý, điều hành công ty. Đặc biệt, đối với công ty TNHH một thành viên là tổ chức, chủ sở hữu là tổ chức buộc phải thực hiện quản lý công ty thông qua một hoặc nhiều cá nhân được uỷ quyền. Do đó, Điều lệ công ty cần có những quy định rõ ràng và chi tiết hơn Luật Doanh nghiệp về quyền và nghĩa vụ của các chức danh quản lý trong doanh nghiệp để tránh trường hợp người quản lý “lạm quyền các chủ sở hữu trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Các chủ sở hữu cũng cần quy định cụ thể các tiêu chí để bổ nhiệm hoặc thuế các chức danh như giám đốc, kiểm soát viên sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bởi Luật Doanh nghiệp chỉ quy định các tiêu chuẩn cơ bản. Các chức danh quản lý này khá quan trọng, quyết định đến sự vận hành hiệu quả của doanh nghiệp cũng như đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ quy chế nội bộ của công ty. 

->>>>>> Tham khảo thêm: Thành lập doanh nghiệp