Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay việc sử dụng hóa đơn điện tử luôn là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như là tiết kiệm được thời gian, chi phí cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp khi thực hiện một số thủ tục về thuế. Vậy hóa đơn điện tử là gì? bài viết sau sẽ giúp quý độc giả tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Khái niệm hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng thông tin dữ liệu điện tử được tổ chức hoặc là cá nhân bán hàng lập ra, trong đó hóa đơn điện tử có những thông tin về bán hàng, cung ứng dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả hóa đơn điện tử đã được khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử hiện nay gồm có các loại là hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng và các loại hóa đơn khác như tem thư điện tử, vé điện tử,….các loại chứng từ điện tử có tên gọi khác.

Nội dung của hóa đơn điện tử gồm có các thông tin như tên của hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số của hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nếu có; tên, số lượng hàng hóa, đơn giá hàng hóa, dịch vụ,..

+ Có thông tin về tổng số tiền cần phải thanh toán, chữ ký số và chữ ký điện tử của người bán; chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua; thời điểm thực hiện việc lập hóa đơn điện tử; mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và những nội dung có liên quan nếu có.

Như vậy nội dung trên đã giải thích chi tiết khái niệm hóa đơn điện tử là gì? theo quy định của pháp luật và các loại hóa đơn điện tử được sử dụng hiện nay.

Những điều kiện khi sử dụng hóa đơn điện tử

Thông qua nội dung ở mục trên đã giúp độc giả hiểu được hóa đơn điện tử là gì? nội dung này sẽ nêu những điều kiện cần phải có khi muốn sử dụng hóa đơn điện tử.

Tổ chức, cá nhân khi sử dụng hóa đơn điện tử thì người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần phải đáp ứng những điều kiện được quy định cụ thể tại thông tư 32/2011 thông tư của bộ tài chính như sau:

– Là những tổ chức kinh tế có đầy đủ các điều kiện và đang thực hiện các giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động của ngân hàng;

– Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử cần phải có các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, các thiết bị truyền tin để đáp ứng được yêu cầu khai thác sử dụng;

– Việc tạo lập và sử dụng hóa đơn điện tử đòi hỏi những người thực thi phải có đủ năng lực trình độ theo quy định.

– Việc tạo lập hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định;

– Đối với phần mềm bán hàng hóa phải có dịch vụ kết nối được với phần mềm kế toán để đảm bảo được dữ liệu của hóa đơn điện tử trong việc bán hàng, thực hiện cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm tiến hành lập hóa đơn;

– Quy trình sao lưu và khôi phục dữ liệu đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ dữ liệu gồm:

+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng được theo đúng các quy định, phải được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

+ Các quy trình sao lưu và việc phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố thì phải đảm bảo được việc sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến đối với toàn bộ dữ liệu.

Như vậy nếu muốn sử dụng hóa đơn điện tử thì cần phải đáp ứng được những điều kiện theo như quy định ở trên.

Quy định của pháp luật hiện nay về việc phát hành hóa đơn điện tử

Ngoài việc hiểu được khái niệm hóa đơn điện tử là gì?thì quy định về việc phát hành hóa đơn điện tử cũng được nhiều doanh nghiệp quan tâm.

– Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và gửi tới cơ quan thuế nơi quản lý trực tiếp.

– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải sử dụng đúng mẫu theo quy định và gồm có các nội dung như tên của đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, thông tin về hóa đơn điện tử phát hành trong đó cần ghi đầy đủ về số lượng hóa đơn phát hành từ số…đến số…, ngày lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật,…

– Đối với tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử khi có sự thay đổi về địa chỉ kinh doanh thì sẽ phải gửi thông báo về việc phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến trong đó phải nêu rõ số hóa đơn đã phát hành trước đó chưa sử dụng và sẽ tiếp tục sử dụng.

– Nếu có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử sẽ phải thực hiện thủ tục thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử.

– Tổ chức thực hiện việc khởi tạo hóa đơn điện tử thì phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn đó đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

– Thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử cần phải được niêm yết tại trụ sở của tổ chức khởi tạo hóa đơn đó hoặc là phải đăng tải ở trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.

Mong rằng qua bài viết ở trên đã cung cấp cho độc giải những thông tin cần thiết về hóa đơn điện tử là gì? những điều kiện cần phải đáp ứng đối với tổ chức phát hành hóa đơn điện tử và quy định về việc phát hành hóa đơn điện tử.

>>>Tham khảo: Mẫu phiếu thu

>>>Tham khảo: Mẫu phiếu chi