Trong thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty, nội dung không thể bỏ qua là hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty. Vậy hồ sơ này gồm những gì và nộp tại đâu? Mời Quý độc giả tham khảo bài viết để có thêm các thông tin hữu ích giải đáp những thắc mắc trên.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty gồm những gì?

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, phụ thuộc vào mục đích và nhu cầu của mình, doanh nghiệp sẽ quyết định thành lập thêm chi nhánh hoặc văn phòng đại diện để mở rộng quy mô mở rộng, giới thiệu các sản phẩm của trụ sở chính.

Các doanh nghiệp hiện nay chỉ thường có nhu cầu mở rộng, xúc tiến quá trình giới thiệu sản phẩm đến khách hàng và thu về nhiều lợi nhuận, vì vậy, các doanh nghiệp  thường lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để hoạt động.

Môi trường cạnh tranh càng khốc liệt sẽ dẫn đến nhu cầu xúc tiến kinh doanh của các doanh nghiệp ngày cang tang. Chính vì vậy mà các văn phòng đại diện ngày càng nhiều hơn. Tuy vậy, vấn đề vè thủ tục thành lập văn phòng đại diện cũng là một vấn đề đau đầu với những chủ doanh nghiệp vì không phải ai cũng nắm rõ quy định của pháp luật về thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại đây. Dưới đây sẽ là những hố sơ cần thiết để thành lập văn phòng đại diện công ty:

Để đăng ký thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải chuẩn bị bộ Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty gồm có:

Thứ nhất: Thông báo thành lập văn phòng đại diện theo mẫu quy định;

Thứ hai: Biên bản họp của Hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phẩn, Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn.

Thứ ba: Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Đại hội đồng cổ đông đối với Công ty cổ phần, Của Hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, của Các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;

Thứ tư: Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (Trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật, cố đông, chủ sở hữu công ty, các thành viên hợp danh,…);

Thứ năm: Chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện (Bản sao công chứng)

Thứ sáu: Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nhiệp do phòng đăng ký kinh doanh cấp;

Thứ bảy: Những giấy tờ khác theo quy định của pháp luật.

Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện ở đâu?

Khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chủ thể đăng ký sẽ nộp hồ sơ tại sở kế hoạch và đầu tư nơi văn phòng đại diện dự kiên đặt trụ sở hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia. Hồ sơ nộp dưới dạng scan định dạng PDF, JPG và nộp bằng tài khoản do Sở kế hoạch và đầu tư cấp.

Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc cần bổ sung thông tin, Sở kế hoạch và đầu tư cần gửi thông báo bằng văn bản, trong đó ghi rõ những nội dung chưa hợp lệ và cần sử đổi, bổ sung hoặc sẽ thông báo qua tài khoản của chủ thể và chủ thể đó có nghĩa vụ bổ sung, hoàn thiện hồ sơ và nộp lại Sở kế hoạch và đầu tư.

Thời gian thành lập văn phòng đại diện

Sau khi đã chuẩn bị tất cả những hồ sơ và tài liệu cần thiết để thành lập văn phòng đại diện, chủ thể sẽ tiến hành nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện đến Sở kế hoạch và đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Trong quá trình làm và nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần nộp thêm những giấy tờ mà cơ quan đăng ký yêu cầu cầu cung cấp, cùng với đó là cầ n theo dõi thông báo từ cơ quan đăng ký phòng trường hồ sơ giấy tờ không hợp lệ cần phải sửa đổi, bổ sun

Chủ thể tuân thủ, tiến hành nộp phí theo quy định. Sau khi chủ thể nộp hồ sơ, cơ quan đăng ký sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả cho chủ thể đăng ký trong thời gian 3 ngày.

Hồ sơ sẽ được kiểm tra và xác định về nhứng thông tin trong hồ sơ đã đúng với quy định của pháp luật hay chưa. Sau thười gian 3 ngày, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, phòng đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản hoặc thông báo qua tài khoản đăng ký của chủ thể ghi rõ nội dung hồ sơ cần bổ sung.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện

Tại Việt Nam, thủ tục thành lập văn phòng đại diện được thực hiền bởi các cung ứng dịch vụ Pháp lý như Công ty Luật, Văn phòng Luật sư,…

Thủ tục đăng ký văn phòng đại diện về cơ bản không quá phức tạp. Tuy nhiên cần những người có am hiểu về luật doanh nghiệp thực hiện để tránh sai sót cũng như quá trình đăng ký được nhanh chóng hơn.

Là một công ty cung ứng dịch vụ pháp lý, cụ thể tronh việc hỗ trợ doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện, công việc cần làm là:

– Tư vấn các kiến thức cơ bản cho khách hàng về các thủ tục cần cung cấp;

– Tiến hành soạn hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty, chuẩn bị thủ tục giấy tờ cần thiết để đăng ký thành lập văn phòng đại diện;

– Nộp hồ sơ, xử lý hồ sơ, nhận kết quả đăng ký văn phòng đại diện với tư cách người được khách hàng ủy quyền;

– Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện từ phía cơ quan đăng ký

– Gửi lại cho khách hàng Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;

– Giải đáp, tư vấn những thắc mắc của khách hàng và tư vấn cho khách hàng những vấn đề liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện nếu khách hàng yêu cầu.