Trong thời gian gần đây, TBT Việt Nam thường xuyên nhận được những câu hỏi của khách hàng về Cách đóng dấu văn bản hành chính, chính vì vậy, chúng tôi thực hiện bài viết nhằm đem đến những thông tin hữu ích có liên quan. Mời Quý vị cùng theo dõi nội dung bài viết:

Văn bản hành chính là gì?

Văn bản hành chính là một loại văn bản mà chúng ta có thể bắt gặp và sử dụng nó hàng ngày, văn bản hành chính là loại văn bản mang tính quy phạm nhà nước, dung để giải quyết những công việc cụ thể liên quan đến khâu tổ chức, quản lý của nhà nước.

Dựa vào tính chất, có thể chia văn bản hành chính là thành hai loại như sau:

Thứ nhất: Văn bản hành chính thông thường: Là những văn bản mang tính thông tin về điều hành, quản lý những công việc cụ thể, phản ánh tình hình trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan. Hệ thống văn bản hành chính thông thương uô gồm 2 loại văn bản chính là văn bản có tên loại và văn bản không có tên loại.

Văn bản có tên loại là những văn bản có tên gọi ở phần tên văn bản như thông báo, giấy mời, giấy triệu tập, đề cương, đề án, chương trình, kế hoạch,… Tuy nhiên, những văn bản mà thông thường chúng ta thường gặp là:

+ Thông báo: Báo cho bên kia biết tình tình hoạt động, tin tức liên quan đến đoen vị dưới hình thức văn bản

+ Báo cáo: Được dung để trình bày về tình hình công việc, tiến độc hoàn thành công việc. Loại văn bản này thường dung khi cấp dưới cần trình bày nội dung, tiến dộ công việc với cấp quản lý của mình.

+ Biên bản: Là văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra tại một thời điểm nhất định để làm căn cứ cho những công việc diễn ra sau đó (Biên bản đề nghị, biên bản nghiệm thu,…)

Văn bản không có tên loại là những văn bản không có tên gọi ở phần đầu mục văn bản, nó được thể hiện dưới dạng là một công văn (Công văn trình bày, công văn mời họp, công văn yêu cầu, công văn giải thích,…)

Thứ hai: Văn bản hành chính cá biệt: Đây là loại văn bản hành chính thể hiện quyết định của người quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung mang tính chất quy phạm nhà nước được dung để giải quyết các công việc cụ thể, ví dụ như Quyết định của Hội đồng thành viên công ty TNHH, Quyết định bổ nhiêm chức danh Tổng giám đốc, Nghị quyết Hội đồng thành viên,…

Những ai được đóng dấu lên chữ ký?

Trước khi hướng dẫn về Cách đóng dấu văn bản hành chính, chúng tôi xin lưu ý Quý vị về chủ thể có thẩm quyền đóng dấu.

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.

– Cách đóng dấu chữ ký:

+ Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.

+ Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

Tại khoản 1, điều 32, Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

Vì vậy, người có quyền đóng dấu lên chữ ký là người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc bộ phận văn thư, người được giao quản lý, sử dụng con dấu (Nếu được sự ủy quyền của người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc đóng dấu chữ ký).

Cách đóng dấu lên văn bản hành chính

Con dấu và thể hiện vị trí pháp lý một cơ quan, tổ chức hay một doanh nghiệp, Vì vậy, việc đóng dấu phải hết sức chính xác và theo đúng quy định của pháp luật.

Các hình thức đóng dấu hiện nay bao gồm 4 hình thức, đó là đóng dấu tròn của cơ quan, tổ chức, đóng dấu treo, đóng dâu giáp lai và đóng dấu correct hay dấu hiệu chỉnh. Nhưng dù là hình thức đóng dấu nào thì cũng cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật.

Hiện nay, pháp luật có quy định hướng dẫn về việc đóng dấu văn bản hành chính. Cụ thể tại khoản 1, 2, 3, điều 32 và khoản 1, điều 33, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về quản lý, sử dụng con dấu như sau:

“Điều 32. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm

a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản”.

Tổng đài 1900 6560 tư vấn và hướng dẫn cách đóng dấu lên văn bản hành chính

Nếu như quý khách cần tư vấn thêm về Cách đóng dấu văn bản hành chính hoặc tư vấn về những vấn đề khác thì hãy gọi ngay đến số 19006560 để được TBT Việt Nam chúng tôi hỗ trợ.